如何成功实施ERP

2022-07-12 09:33:15 admin

实施新的 ERP 系统将为企业实现数字化转型提供重要机会。您不仅可以超越原有系统的有限功能或过时的技术,还可以利用现代 ERP 系统功能,帮助您把握新的业务机会。但是,并非所有实施都顺利。那么,如何让贵公司成功实施 ERP 呢?如何避免不必要的成本和风险? 这些 ERP 实施最佳实践可帮助您避免常见缺陷,并更快地实现新 ERP 系统的优势。  

应在何处启动 ERP 项目?

当人们考虑系统实施时,通常从考虑所需功能开始。但是,新功能或技术不是核心问题;业务增长需要的是现代业务流程。 只有借助高效的流程,提高敏捷性和响应能力,您才能提升竞争力,更好地服务国际客户。  

通常,现有流程不够灵活,无法满足公司需求。即使经过验证且经济高效的流程已经到位,也经常需要更新这些流程,以满足不断变化的需求,或通过移动访问、警报和商务智能等新功能得到增强。因此,务必始终将这些流程作为实施计划的核心。

 

最大的成功因素是什么?您的项目团队

在对 ERP 实施进行案例研究之后,案例研究讲述了同一案例:制造或中断因素是实施团队。只有由强大的团队来实施,优秀的软件才很好。如果人们缺乏有效完成工作的时间、支持或技能,他们将无法取得成功,并且项目可能会因延迟、额外成本和/或软件而无法满足公司需求而受到影响。

经历过 ERP 挫折或失败的企业经常指派了“有时间”的工作人员来从事项目。但要想成功,就需要招募“不能不行”的人。他们是忙碌的人,他们了解业务流程,与组织的其他成员合作,并尊重执行管理。将这些人员投入到项目全职(40 个可用小时),或每周尽可能多的小时数。对于不能每周将至少 25% 的时间(最少 10 小时)投入到项目中的关键项目团队,没有人加入。团队成员花不到四分之一的时间只能赶上项目活动,但不会为项目增加价值。

为您的团队提供高管支持也至关重要。在每次主要实施中,都必须就优先事项和资源权衡做出决策。如果没有强有力的支持和承诺,即使是合格的球队也可能会闪烁不前。

快速实施现代 ERP 系统是公司可以实现的最重要成果之一。值得你投入最优秀的人才,为取得成功奠定基础。

 

如何规划 ERP 实施

实际计划实施顺序。考虑您的领导团队、经理和内部专家对工作做出贡献的可用性。 

确定需求优先级,以便专注于实现巨大成功,同时构建可随业务需求扩展的核心软件和技术基础。

您的详细计划和 KPI 将根据您的特定需求进行定制。但是,以下关键活动是所有成功实施中的常见步骤:

 

1.选择软件和服务合作伙伴来帮助实施。

您的项目团队在实施 ERP 软件方面可能经验不足,因此他们需要帮助。研究并选择合格的 ERP 实施顾问资源,熟练掌握您要安装的 ERP 应用的知识和经验。确认他们了解新软件解决方案如何支持您当前和不断变化的业务流程。采访他们的样板客户以验证这一点。

您的软件和服务合作伙伴应培训您所在行业的员工并可供您所在地点使用。如果您有国际客户和供应商,您的合作伙伴应具备跨国业务、语言和货币技能,以简化实施。
最后,检查公司用于确保其与内部计划、调度和跟踪系统兼容的项目管理软件。

 

2. 详细说明所有项目任务。

您的实施合作伙伴将帮助您制定一份详细的任务清单,其中包含需要完成的所有工作。此清单将很广泛。例如,仅训练包括许多任务:

项目团队培训:您的团队需要了解软件,以便他们能够决定如何定制您的业务流程。

IT 团队培训:IT 团队必须接受培训,以便他们了解如何以最佳方式安装和维护系统。

业务用户培训:希望使用该软件的每个人都必须了解软件的工作原理。

持续培训: 新用户在加入公司时需要培训,因此您需要制定长期计划。

任务清单应分为多个阶段。应分配会议室试点、定制应用程序、集成到其他应用程序和数据源、基础架构实施、数据清理、用户接受度等的时间。

您的实施合作伙伴应能够提供所需所有阶段和步骤的详细清单。

 

3. 计算工作时数。

仔细估算每项任务所需的时间。通过了解任务和涉及的工作来执行此操作,然后分配所需的“工作小时数”。可以是小时范围,但需要准确。汇总项目各阶段的工作时间,并分配完成项目的责任人。

这可能是一项艰巨的任务;因此,让熟悉软件解决方案的实施合作伙伴参与进来,这一点非常重要。如果顺利执行此步骤,将能够准确计算时间表,确定当前团队之外是否需要任何帮助,并限制范围蔓延。

 

4. 制定切合实际的时间表。

现在您已对可用和需要的工作小时数进行了表格,可以创建可管理的计划。在许多情况下,与最初提交给高管的实施时间范围相比,首次通过显示能力问题。


以下示例计算说明了潜在差异:

目标上线时间范围 = 12 个月或 1 年

12 个月期间内可用的总工作小时数 = 540/周或 28,080 小时/年

实施所需的总工作小时数 = 42,000 小时

所需小时数除以每年可用小时数 = 1.496 年

结果是什么?项目开始前缺少上线日期。以下是一些可能的解决方案:

缩小范围 - 即使团队已同意这些是基本任务

将日期延长为切合实际的日期

添加更多内部和外部资源(工作时间可用)

将项目分成几个阶段

这是需要执行管理团队做出决定的地方。这只是他们为何应该参与软件选择和实施流程的 一个例子。

 

5. 开展会议室试点。

项目启动
后,在上线之前,先进行测试运行或试点(在会议室中),然后再全面推广。此会议室试点将确保您具备适当的业务流程,以满足公司当前和未来的需求。设计新流程时,了解 ERP 系统中可用的选项范围,并通过用户社区的项目团队和利益相关方验证流程非常重要。

在这个为期多周的阶段,您的实施合作伙伴将安装试用软件,以便您测试所有流程,并确保它们按预期运行,而不会产生意外。通常,您可以应用最佳实践来节省时间,尤其是当您具有配置工具在细化运营时进行经济高效的调整时。

 

6. 清理数据。

这听起来很简单,但数据清理是一项非常耗时的活动。最好尽快开始评估数据的准确性,因为要正确完成此步骤,需要花费大量精力。在项目期间,业务流程将发生变更,因此需要为实施期间的附加数据管理步骤做好准备。

 

7. 让每个人都随时了解情况。

工作人员
应每周联系所有关键利益相关方,以便了解实施项目进度的积极和“不太积极”。最糟糕的情景是人们没有保持最新状态,被惊喜带走。


大多数出色的项目管理系统都有项目进度的直观表示。

从最重要的流程入手

并非所有企业都存在相同的问题,因此最好检查您的业务流程,优先处理哪些问题。下面列出了需要考虑的高价值领域: 

商务智能,包括管理警报和仪表盘:您的团队需要快速更新业务问题,并能够轻松向下钻取详细信息以快速解决问题 - 在办公室、在家中或途中。 您需要驻留在单个数据库中的内置商务智能和数据。 

客户关系管理 (CRM): 如今,CRM 流程通常涉及业务的各个部分。直接销售、分销商、零售展厅、电子商务以及客户和现场服务都与订单管理、运营、采购、工程、应收账款和装运共享客户信息。 

 财务和会计:准确、实时的财务交易、KPI 和分析对每家企业都至关重要,并且必须跨越所有地点和部门。除会计外,还必须与成本核算、预算、预测、项目、资产管理、合规性和现金管理相集成。 

供应链管理 (SCM) 和制造:严格的计划、低利润和供应链中断给每个企业带来了挑战。要管理他们,需要团队与供应商、承运商、进出口公司、银行和其他合作伙伴合作,他们通常可以在多个地点的移动设备上开展工作。

人力资源 (HR): 如今,管理多元化劳动力比以往任何时候都更具挑战性,因此,您的团队需要立即、安全地访问员工信息,以满足薪资核算、福利、预算、时间安排和合规性需求。 此外,员工招聘、培养和保留是评估当前和建议的业务计划的重要部分。 

跨国语言、货币和位置: 随着业务的扩展,尤其是迁移到新的地区或国家/地区,您需要能够一致快速地打开和扩展新的运营。这需要广泛和高级的软件功能,以及每个位置上软件提供商的一致服务。

移动化:正如新型冠状病毒肺炎疫情所示,远程访问信息和开展工作的能力至关重要。那些拥有快速适应工具的公司可以在颠覆时期获得竞争优势。 

 

降低实施风险的技巧

所有项目都涉及风险要素,但以下为五个宝贵提示,可帮助您提高按时、按预算完成项目的机会。

选择具备行业和本地专业知识的软件、业务流程和实施合作伙伴。始终采访像您这样的企业的样板客户。

不要将过时的技术伸出极限。消除过时、过时的独立系统,并尽可能将数据整合至单一数据库(单一版本的真实数据),并内置商务智能以实现跨国性能。 

在数字经济时代,企业必须经常集成各个业务部门以及客户和供应商之间的系统。确认您具有与供应商网络的云集成功能和专业知识。

避免项目范围蔓延。 通常在 ERP 实施期间发现需求和机会,因此管理变更订单以避免延迟和成本超支非常重要。

确认您在所有地点都拥有一致的专业知识。 您需要来自本地管理、软件分销商、咨询公司和软件合作伙伴的培训、实施和支持。

 

避免额外实施 ERP 成本的技巧

新的 ERP 系统投资包括贵公司的时间承诺、业务流程和实施咨询、软件和云服务以及计算机、平板电脑和电话设备,因此控制项目和成本非常重要。

 

以下是需要跟踪的一些关键领域:

关注总体拥有成本 (TCO)。 管理总体成本和长期收益,从而最大限度地减少开支并最大化回报。 请记住,ERP 系统实施将对您的业务产生重大影响。 

匹配业务方向,不要强制更改不必要的流程。 在许多情况下,公司都面临着改变其操作方式以适应其软件的压力,从而增加了实施和运营成本。 

专注于能够为公司带来巨大价值的日常业务流程。  此类常规流程的示例包括管理客户订单、更新定价、添加新产品和服务、更改制造详细信息以及新员工入职。 

避免定制并利用可配置的用户界面、仪表盘、警报、工作流、商务智能和移动功能。 借助这些功能,您可以简化所有部门的工作,并根据需要进行快速、经济高效的调整。 

系统漏洞和数据泄露非常昂贵。 使用互联网时,请根据需要使用安全的 ERP 云解决方案 - 确认您的软件和服务供应商支持一系列安全的软件部署选项。

何时完成实施?

初始实施上线后,您仍需要灵活地为企业添加其他功能。 许多变化可以推动这些机会,例如新地点、产品和服务线以及收购。 

数字化转型还为你提供更多机会,让你能够与客户和供应商合作,重新定义你所在行业的业务运营方式。这些项目通常包括新技术,例如机器学习和人工智能 (AI),以及使用物联网 (IoT) 技术与设备和车辆集成,以提高速度和效率。

准备好采取下一步行动了吗?

每个 ERP 项目都会出现意外问题,因此您都期望出现这些问题。 但是,通过遵循成功实施 ERP 的最佳实践,您可以及时识别并解决这些问题,以有效管理您的风险和成本。

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