绩效管理循环

2022-06-15 19:56:08 admin

在知识经济时代,企业必须从“绩效考核”转向“绩效管理”,通过管理者的努力,释放员工的能量。
为企业发展和整体业绩作贡献,必须在上司管理者与下属员工之间,建立一种长期的对等合作关系,围绕着提高整体绩效展开循环管理。

“绩效管理循环”包括四个环节:

明确工作任务

纠正工作偏差

评价个人价值

兑现个人利益


整个绩效管理过程需要记录在案,尤其是上司“传、帮、带”的内容必须记录,作为人力资源管理的决策依据。

明确工作任务
每个管理者上司要在“目标管理”的基础上,依据绩效指标(KPI)指导和帮助下属明确年度的工作任务,明确学习计划和成长方向。
这个环节大约需要持续一个月的时间。

第一,明确工作任务。
对每个下属员工来说,企业在“目标管理”中确定的各环节“绩效目标”(个人级KPI)只是一个抽象的概念。
管理者上司必须指导下属员工,把“绩效目标”转化为“工作任务”,并促进下属形成见解、思路、对策和计划。
在这过程中,上司的责任就是促进下属思考,而不是越俎代庖、代人受过。
管理者不能图省事,更不能当甩手掌柜,要学会倾听,听取下属的心声,反复推敲和审视下属的见解和思路,找出其中的破绽和不足。
凭借自己的经验和知识,在认可下属合理意见的前提下,持续对下属提出质疑,促进下属深入调研和思考。
直至下属清楚承担的是什么任务、涉及到哪些方面、有何内在联系、成败的关键是什么。
借用王永庆的话,“管理不是什么玄学,而是一项麻烦的工作,只有今天不怕麻烦,才能避免明天可怕的麻烦”。
任正非的话是“思想上的艰苦奋斗”。否则,人才队伍培育和企业持续发展,只能是一句空话。
在这过程中,上司的责任就是:
围绕着布置任务、传授知识和经验,使下属把握企业的意图和上司的要求,从而,更好地理解任务的性质和内涵,制定出切实可行的计划方案。
世上没人天生就会做事情,人与动物的区别在于“可塑性”。
按照日本公司的经验,上司在布置任务时,要求下属复述“执行任务的思路”,并有针对性地提供经验和知识。
如果遇到的是一个新手或一项全新的任务,更是不厌其烦,要求下属复述5次,直至产生“质感”,确保“一次做到位”,确保整体协同的有效性。
第二,明确成长方向。
尽管人们都说“员工是企业的财富”,但是,很少有企业关注“人才队伍”的培养 和 把员工的“工作、学习、成长和业绩”联系起来。
相反,企业往往省略了员工的“学习和成长”的环节,驱使员工在“工作”和“业绩”中循环往复、疲于奔命。
管理者应该从“督促下属工作”转向“帮助下属成长”, 从“关注下属业绩”转向“激励下属学习”,鼓励和帮助下属员工制定学习和训练计划乃至职业规划。
日本公司设立专门的基金或专项开支,支持员工的“自我开发计划”, 并通过工作过程的历练,获得持续成长和成功的感觉,维持学习和工作的热情。
在这个过程中,上司的责任就是:指明下属的长处、优势以及应有的表现,帮助下属认识自己,把握学习和成长的方向。
使下属明白:学习不是为了弥补不足、改善短处,而是为了张扬自然的人格力量,并把这种力量转移到工作中去。
学习可以消除障碍、缩短时间,使人在自己的长处上迅速成长并获得自信,成为对组织有用的专门人才。
按照德鲁克的说法:“造就人”是上帝的事情,管理者的任务是“物尽其用、人尽其才”。
在这个过程中,上司的责任就是:
指明下属的工作任务、责任或结果要求,使下属明确学以致用、提高工作能力、增长专业知识,使下属的学习和训练计划有的放矢、立竿见影。
有助于识别环境和机会、把握竞争和需求、懂得人性和交往、强化交流和合作、降低成本和费用、提高速度和质量。
现时,每个工作者的动机和行为本质上是“自我引导”的,这种内生的自我引导力量,源自工作的挑战性,源自个人成长和成功的冲动。
按照赫茨伯格的说法,除了工作,我们找不到任何手段,可以持续调动工作者的积极性。

纠正工作偏差
这个环节贯穿于整个工作年度,由上司持续跟踪下属的工作过程和任务完成情况。
不间断地进行检查,发现偏差、寻找原因、采取措施、及时纠偏,确保整体协同的有效性,确保每个员工如期完成任务。

第一,检查落实情况。
诸多企业或老板,把经营上的成功误解为组织的成功,把经营一种关系或资源的能力误解为管理能力。
不知“组织与管理”为何物,以为企业就是“大卖场”,以为员工就是交易伙伴,企业和员工的关系就是“交易关系”,以为只要明确“绩效指标和利益分配”,内部交易就算成立,剩下的事情就是等待结果。
依据考核结果论功行赏或奖勤罚懒、优胜劣汰,结果使“绩效考核”成为最不受欢迎、最无效的管理工具。

企业必须把“绩效指标”作为检测标准, 而不是内部的买卖合同条款,必须把“绩效考核”作为管理者的一项责任,而不是驱使下属工作的手段,更不是赏罚予夺的权力。
每个管理者必须承担起这项监督检查的责任,站在全局立场上,充分认识绩效指标体系的含义,把握指标背后的整体协同关系;
依据绩效指标以及制度规定的检查事项和检查方式,不折不扣地检查下属的工作状态和实际结果,发现问题,纠正偏差。
企业必须明确上司和下属之间的连带责任关系,促进管理者承担监督检查的责任。
如果一项工作没做到位,或一件事情发生差错,则是下属的责任;
如果不能发现并纠正偏差,或影响职务之间或部门之间的协同,或导致下属绩效目标不能按时完成,则是上司的责任。
换言之,管理者的责任和存在价值,就是维系整体协同的有效性,就是帮助下属弥补过失、完成任务、达到预期的绩效目标。

海尔和华为公司的做法如出一辙。下属没有完成绩效目标,追究上司的责任;造成系统失效,罢免上司的职务,通常是一免到底。

韦尔奇的做法是:完不成绩效目标扣除经理人或主管的奖金。

管理者必须非常勤政,必须不断地检查、落实,再检查、再落实,直至实现最终的绩效目标。
企业必须责成管理者如实记录过失事件和意外事件,以及纠偏方案、计划和过程;
并建立严格的监察和经营审计制度,对管理者加强监督和审查。
只有这样,才能打通管理职能的“任督二脉”,才能避免管理阶层的平庸和不作为。
企业应该把“绩效考核”和“贡献评价”两者分开来,以便缩短考核周期,或增加考核的频度。
海尔和蒙牛公司对基层员工的考核是一天一个周期,所谓“日结日清,日清日高”。
思科对一线营销业务人员的考核间隔时间是一周,他们认为业务人员的考核或检查间隔时间超过一周,一旦发生偏差,损失就难以弥补和挽回。
每个管理者可以依据实际情况和客观需要,按照实现最终绩效目标的要求,设定每次考核的重点和细项。
诸多企业把“绩效考核”与“贡献评价”混为一谈, 致使绩效考核指标,无法集中于可量化的“系统控制事项”上,无法借助于技术手段排除主观判断因素的干扰, 对关键事项或工作结果,进行高频度的检验,所谓“不可量化就不可考核”。
思科公司对业务人员的“绩效考核指标”只有一项,即“费用”和“收入”之比。
应该指出,用于检验系统受控状态的“表层特征量”,无法可靠地判断一个人的价值和贡献。
一个人的实际价值或综合贡献,往往需要上司和下属在对等合作的基础上,依据“个人成长的要求”和“企业发展的理由”,作出中肯的分析和判断。

第二,寻找偏差原因。
“偏差”是指实际结果与预期目标之间的差距。

企业管理当局必须在两个层面上进行纠偏:
一是在日常工作层面上,按照既定的绩效目标,充分发挥上司和下属的聪明才智和潜能。
找出原因,创造条件,消除障碍,保持组织内部各环节的均衡,强化组织的协同效能,减免资源的浪费和损失;
二是在整体协同层面上,通常是在要职要员的“中期述职”之后,针对系统中的结构性问题或流程中的结构性障碍,以及针对变化了的竞争形势。
作出系统的评估和调整,或者调整资源配置方式,或者调整总体绩效目标,保持协同体系和外部环境之间的均衡。
一般而言,偏差产生的原因并不单纯,在客观的“技术”、“经济”因素之中,又夹杂着主观或非理性的“社会”、“心理”因素,难以确认,难以求证;
而且,偏差的产生或多或少与上司的管理不当或疏忽有关,诸如工作任务分配不当,职务分工不清,用人不当,指导和帮助不到位等。
因此,管理者上司应该从检查自己的行为入手,去寻找偏差产生的原因。
使上司与下属结成连带责任关系,排除情绪上的对立、观念上的冲突和动机上的矛盾,迅速达成共识,把握偏差产生的真实原因。
偏差产生的原因错综复杂,往往互为因果,相互纠缠,管理者必须溯本求源。
在更大的空间范围内,寻找更为本质的原因,并着眼于“根本原因”或“深层次原因”。
在更长的时间跨度内,谋求系统解决偏差的方案,避免浅尝辄止,就事论事。
第三,及时纠正偏差。
企业是一个复杂多变的运营系统,来不得半点的马虎。一个环节或一个员工做不到位,会威胁到整体成效乃至企业命脉。
所谓“做成一件事情需要一万个条件,做砸一件事情只需要一个条件”。
一旦发生偏差,管理者上司就需要组织力量,针对偏差产生的原因予以纠正,制定对策和措施,调动资源和人力,协调关系和行为。

在这个过程中,上司的主要职责是:
与下属进行深层次沟通,持续提供知识、经验和方法,提供专业或专家级的帮助或支持,启发和督促下属积极思考。
上司不能操之过急,不能轻率地给出自己的答案、思路或对策,要迫使下属依靠自己的力量完成思考。
正虹科技老板的观念是:管理者不能像诸葛亮那样不断地面授机宜,让人依计行事,导致企业后继无人。
华为的经验是:每个人必须独当一面,无依赖地去面对各自的责任事项或市场竞争压力。
纠偏是一种能力,建立在预见和预控的基础上。管理者必须在日常管理工作中,不间断地深入调查和研究,研究“相关事、相关人、相关关系”;
事先把握复杂多变的格局,把握决定成败的关键细节, 并知道什么是正常的工作状态,明白下属员工现在的工作行为和工作状态意味着什么,尽可能地成为行家里手,明察秋毫,防患于未然。
一旦发生偏差,不至于出乎意料、惊慌失措。

预见和预控也是一种能力,建立在企业积累的知识和经验基础上,建立在“经验数据库”和“专家知识库”的基础上。
深圳天音公司要求全体员工每天总结成功经验和失败教训,并设专门工作团队每天进行汇总和提炼,反馈给各个工作平台分享。
同时,鼓励各级管理者、专业人士和专门人才成为专家,开发经验模本和教案,支持和帮助全体员工独立承担责任。
在此基础上,逐渐下放责任和权力,将那些难以设立控制标准、难以分析和检验的事项交与下属或当事人自行决策和自我控制。
按照德鲁克的说法,每个管理者应该成为下属员工的同事或平起平坐的伙伴。促进组织结构的扁平化,促进上司和下属结成对等合作的伙伴关系。


评价个人价值
这个环节包括“年中综合评价”、“中期述职报告”和“年终综合评价”。“评价”不同于“考核”:
考核是检验“人的工作”是否到达“预期的绩效目标”,考核工作“对事不对人”,并不深究人的功过是非以及主观动机和内在原因。

评价是分析和判断“工作者”或“工作中的人”是否发挥出应有的作用,目的是要促进每个人更好地在职务工作上作出贡献,使职务工作应有的价值发挥出来。

第一,年中综合评价,大约需要一周时间。
管理者需要从5~10位相关人员那里采集信息或反馈意见;必要时,可以组织小范围的研讨,弄清楚事实真相,对下属作出客观公正的评价。
围绕着三方面进行: 首先,对下属是否完成了目标任务作出评价;
其次,对下属的成长目标完成情况作出评价,明确下属在“提高技能、增长知识和改进行为”上是否取得了进步;
最后,对下属的贡献和价值作出评价,评价要点可以依据企业客观需要而定。
朗讯公司的评价要点是“高绩效行为”的特征,诸如“全球发展意识,关注结果,关注顾客和竞争对手,关注速度、开放度和包容性,维护或领导团队”。
管理者需要按照“综合评价表”,把三方面的评价结果综合起来,采用“聚类”的方法,最终给出一个“评价档次”。
上司的评价基于主观判断,评价结果必然是仁者见仁,智者见智,不可能量化、精准或科学。
海尔公司分为三个档次,即“优秀、合格和不合格”。

华为公司分为5个档次,即“卓越、优秀、良好、合格和不合格”或“S、A、B、C、D”。这样做,模糊一些,反倒客观、公正,容易被接受和认可。
评价档次和评价意见,包括理由和依据,必须如实反馈给下属本人。
下属有权提出申诉,由更高一级的上司作出裁决、调整或维持评价结果。
最终的评价结果,要尽可能获得下属的认可,激励下属努力工作,保持学习和成长的热情。
管理者上司以及高一级上司是“合法的评价者”,其他人员无权作出评价。这种合法性的基础是:上司与下属的“连带责任”关系。
不能把下属、同僚、经销商、客户和其他相关人员的反馈意见当做对“被评价者”的一种评价。
比如,韦尔奇领导下的GE公司人力资源管理部门,每年要对5%~8%的要职要员进行调查, 调查他们是如何取得绩效的,包括工作思路、计划方案、策略举措、行为方式、实际成效和关键事项。
在这过程中,人力资源管理部门不是“评价者”,不能对事实和数据添加任何主观判断、意见或评论,一切让事实说话;
所收集资料必须经过当事人确认和签字,才能提交给企业管理当局;由高层领导对要职要员进行评价。
第二,中期述职报告,大约需要半个月的时间。
要职要员必须在个人“年中综合评价”的基础上,向企业管理当局提出“中期述职报告”,全面检讨上半年度的经营管理的过程和成效。
每个要职要员在“中期述职报告”中, 必须陈述清楚年度目标任务和绩效指标的完成情况,总结三点经验和三点教训,并系统说明经验和教训背后的深层次原因;
然后,面对已经变化的内外部情况,进行深入地分析和判断,提出自己的思路和见解;
最后,提出对应的策略和举措,包括有关市场竞争、内部协同、组织建设、队伍建设和目标任务方面的策略和举措。
微软公司会组成专家班子,听取要职要员的中期述职报告,并通过质疑和提问,帮助当事人完成系统思考和创意,制定有效的策略和举措。
微软中期述职制度非常严格,“允许没干好,不允许说不清”。
没有人敢忘乎所以,必须有问必答,并令专家满意。否则,就过不了关,得不到合格的评价。
有人把中期述职称做“过堂”,把专家班子的质疑称做“铁篦子”。
为了防止中期述职报告“走过场”或流于形式, 企业管理当局必须把述职报告作为要职要员“年中综合评价”的一项主要内容,由专家班子给出评价结果,并对综合评价的档次作出修正。
企业管理当局在“目标管理”范畴内,责成财务、审计、运营管理和人力资源管理等部门,提供相关的数据、资料和事实,支持中期述职。
进而成立专门的小组,依据要职要员的中期述职报告,对年度目标(公司级KPI)和绩效指标体系(部门级KPI)进行评估,提交企业管理当局审议决策。
必要时可依据企业内外情况的变化,审时度势, 对“整体目标、业务流程和绩效指标”作出修正;同时,在“利益管理”范畴内,对“整体利益水平和利益分配关系”作出调整。

第三,年终综合评价,大约需要一个月的时间。
“年终”和“年中”两次综合评价的方法是一样的,两次评价的档次要合并为一个“年度评价档次”,用于个人奖金的兑现和等级工资的调整。
在年终综合评价的基础上,开始下一个年度的目标任务和绩效指标(KPI),以及学习和成长方向的确定,开始下一轮的绩效管理循环。
应该指出,绩效管理及其考核评价的主要目的是“用人所长”,不能像医生那样专找毛病,寻找下属的短处、不足、缺点、缺陷、劣势。
每个人都有短处,往往与生俱来,有效的管理可以予以弥补,使人的短处不发挥作用。
当然,任何组织都不能容忍不良品行,企业管理当局必须另设制度性规范。
包括审计和监察制度,来支持每个管理者有效地阻止下属的不良行径,处置品性恶劣和屡教不改的人。

兑现个人利益
这个环节主要包括“兑现奖金”和“调整工资”,大约需要半个月的时间。
这个环节的工作大部分属于“利益管理”的范畴,由管理当局及其人力资源管理部门依据既定的管理制度作出安排或决策。
上司和下属之间要围绕着“制度诚信”进行充分沟通,提高制度的透明度和制度上的预见性,减免不必要的冲突。
第一,兑现奖金。
依据制度规定,奖金来源于利润。企业没有利润,原则上没有可分配的年度奖金。
在这种情况下,管理当局只能透支一部分资金,设立单项奖,奖励那些优秀的“普通员工”。
同时,补助一些“过节费”给“其他普通员工”回家过年。

企业有利润或达到了预期的绩效目标,按照制度规定,普通员工的奖金总额为1/3利润,并根据预期利润总额的多少,确定人均年度奖金为1~3个月的职务等级工资。
如果年度利润总额偏低,管理当局就必须透支,充实普通员工的“奖金池”,确保人均奖金不低于1个月的职务等级工资。
如果利润总额高于预期,人均奖金不应该超过3个月,结余部分充实奖金池,以丰补歉。
普通员工之间的奖金分配,可以依据评价的档次作出微调,优秀者高些,不合格者取消奖金分配。
微调的幅度、原则和方法,可以视具体情况事先确定。
企业有利润,经营团队的奖金总额也应该为1/3利润。一般经营团队成员都以“贡献年薪”计酬,年薪由“工资”和“奖金”两部分构成。
“工资”按月支取,“奖金”依据利润总额提取,充实经营团队“奖金池”后二次分配。
各经营团队成员之间的二次分配,依据职务等级工资的“薪等”确定。
工资薪等高者,奖金分配比例就高;薪等低者,奖金比例就低。
“薪等”对应的“奖金比例”没有定规或原理,需要事先商定。
另外,企业利润总额的高低,与经营团队的整体或个人表现直接相关。
第二,调整工资。
企业或管理者上司不能直接依据评价结果,调整下属员工的职务等级工资。从理论上说,“工资等级”必须依据两个纬度确定:
一个是“资格等级”,表达的是“人的价值”。
另一个是“职务等级”,表达的是“事的价值”或“职务工作的价值”。
企业管理当局必须依据“人事结合”的状态,一年一度确定或调整一个人的等级工资。
具体方法可以依据“资格等级”和“职务等级”两个纬度,设定工资等级表的“薪等”和“薪级”区间或数值。
人力资源管理部门可以依据调整后的资格等级和职务等级,直接确定每个员工的“职务工资等级”。

任职资格等级的确定,主要依据职务担当者的表现。在制度上可以依据“年终综合评价”的结果决定。
美国一家银行的资格等级的认定,依据的是“能力”和“绩效”两个评价结果。
具体而言,依据3个档次的能力评价结果“较强”、“中等”、“较弱”和3个档次的绩效评价结果“优秀”、“合格”、“不合格”,组合成“9个象限的资格等级”。
管理者上司可以据此作出初评,在年终综合评价之后,向管理当局及人力资源管理部门提出建议,统一认定全体员工的任职资格等级。
如果一个员工的绩效评价为“优秀”,能力评价为“较强”,则他的资格等级正处在第1象限,表明他具有晋升到“更高一等”的职务的潜能,比如从部门经理晋升到分行行长。
如果绩效评价为“优秀”,能力评价为“中等”,则处在第2象限,表明该员工具有担当“更高一级”职务的潜能。
比如从一级科员晋升到二级科员,或从助理晋升到经理,从培训经理晋升到人事经理。
职务等级以及职务类别的确定,主要依据一个人的任职资格,所谓“知人善任,量才录用”。
具体到某个人的职务调整,诸如晋升、调迁、轮换、派遣、降格、辞退或开除,需要经过管理当局的“人事决策”。

企业人事决策,往往需要考虑更多的因素和条件,需要权衡利弊得失, 诸如职务担当者对企业文化的认同程度、未来职务可能会遇到的挑战和不确定风险、组织流程改进和绩效改进的机会、职务的再设计和人力资源的重新配置方案等。
人力资源管理的理想状态就是:使每个人都能担当合适的职务,使每个职务都有合适的人担当,实现“人与事”的完美结合。


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